Je telefoon is voor jou als ondernemer waarschijnlijk onmisbaar. Maar hoe zit het met de kosten van zakelijke telefonie? Wat is wel en niet fiscaal aftrekbaar? Is er een verschil tussen vaste en mobiele nummers? En wat zijn de financiële regels voor werknemers met een telefoon van de zaak?
Wat is een zakelijke telefoon?
De naam zegt het al: een telefoon die je koopt en gebruikt voor je bedrijf. Dat kan gaan over je eigen toestel, maar ook om bedrijfstelefoons die je als werkgever betaalt voor medewerkers.
Een zakelijk abonnement kan zowel een vast als een mobiel nummer hebben.
Zijn zakelijk telefoonkosten fiscaal aftrekbaar?
Ja. Het fiscale voordeel van zakelijke telefonie is dat je de kosten mag aftrekken van je bedrijfswinst. Dat geldt voor de aanschaf, maar ook voor het abonnement, zakelijke gesprekken en dataverbruik.
Ook de btw van een zakelijke telefoon mag je volledig terugvragen tijdens de btw-aangifte.
Heb je een eenmanszaak? Dan ben je niet verplicht een zakelijk abonnement af te sluiten bij je provider. Wel is belangrijk dat het abonnement op jouw naam staat. Alleen dan zijn de kosten aftrekbaar. Tip: vraag je provider om een factuur met btw-specificatie. Dat maakt de btw-aangifte makkelijker.
Je kunt de kosten van telefonie van een zakelijke bankrekening of van een privérekening betalen. De Belastingdienst accepteert allebei. Voor je financiële overzicht is het wel slim om een zakelijke rekening te gebruiken.
Zakelijk sim only-abonnement
Heb je een Sim Only-abonnement? Dan mag je de aanschafkosten voor een nieuw toestel opvoeren als aftrekpost bij de inkomstenbelasting. Koop je een telefoon voor privé-gebruik? Dan mag je deze uiteraard niet aftrekken van de winst.
Wanneer je een zakelijke mobiele telefoon aanschaft in combinatie met een sim only-abonnement, dan mag je de actuele marktwaarde van het toestel opgeven als aftrekpost.
Hoe zit het met een vaste zakelijke telefoon?
Een vast nummer is voor veel ondernemers een verstandige keuze. Wanneer je alleen een mobiel telefoonnummer (06-nummer) hebt, kan het ingewikkeld zijn om privé en professioneel te scheiden. Daarnaast oogt een vast telefoonnummer betrouwbaarder. In dit artikel gaan we dieper in op de voordelen van een vast zakelijk nummer.
Voor de juiste keuze van het type nummer, is het slim om vooruit te kijken. Heb je de ambitie om te groeien en (meer) personeel aan te nemen? Dan kan een vast nummer heel verstandig zijn. Zodra je klanten eenmaal je mobiele nummer hebben, blijven ze dit vaak altijd gebruiken. En krijg je dus ook telefoontjes, sms’jes of appjes als je ziek of op vakantie bent.
Let op: de abonnementskosten voor een vaste telefoonlijn op je huisadres zijn nooit aftrekbaar. Ook niet voor zzp’ers die vanuit huis werken. Heb je een tweede telefoonlijn in een thuiskantoor? Dan zijn de abonnementskosten en de gesprekskosten wel aftrekbaar.
Een zakelijk gesprek op je vaste lijn mag je trouwens wel aftrekken. Maar dan moet je wel uitzoeken en bijhouden welke oproepen privé en zakelijk waren. Met een oplossing als Rinkel is dat niet nodig. Daarbij heb je een vast zakelijk nummer vanaf je mobiel – gescheiden van je privénummer. Je ontvangt twee aparte facturen, dus dat scheelt een hoop gedoe.
Wat zijn de regels voor mobiele telefoons voor medewerkers?
Is een mobiele telefoon voor je personeel noodzakelijk? Dan zijn deze kosten aftrekbaar. Zorg wel dat een zakelijk telefoonabonnement op naam van je onderneming staat en niet op naam van de medewerker.
Dankzij de nieuwe werkkostenregeling zijn de fiscale regels voor het gebruik van mobiele telefoons eenvoudiger geworden. De regeling zorgt dat jij als werkgever een percentage van het totale fiscale loon van de organisatie mag besteden aan onbelaste vergoedingen. Mobiele communicatiemiddelen horen daarbij.