De Belastingdienst voert regelmatig controles uit op zakelijke administraties. Toch is de kans op een boekenonderzoek volgens cijfers van de Belastingdienst klein, met 0,4% voor kleine ondernemingen en 2,5% voor middelgrote ondernemingen. In dit artikel leggen we uit hoe je aan de beurt kan komen voor een controle. Verder gaan we in op wat voor soort controles gebruikelijk zijn, welke rechten je hebt en hoe je het beste omgaat met een inspecteur die in je boeken duikt.
Een uitgebreide controle (boekenonderzoek) van de Belastingdienst is geen reden tot paniek. Zeker niet als je je administratie netjes op orde hebt.
Een belastinginspecteur controleert in eerste instantie vooral of je alles goed begrijpt, zeker als je de aangifte zonder hulp van een boekhouder of accountant doet. Zo zul je bepaalde cijfers uit je administratie moeten toelichten en kunnen aantonen dat je genoeg bewijsmateriaal bewaart.
Hoe bepaalt de Belastingdienst wie er gecontroleerd wordt?
De meeste belastingcontroles komen voort uit steekproeven. Een willekeurige methode met een kleine kans dat juist jouw onderneming aan de beurt is. Klein, maar niet onmogelijk.
Naast steekproeven focust de Belastingdienst zich ieder jaar ook op specifieke branches en sectoren of bepaalde thema’s. Iets minder willekeurig dus.
Bij branches kun je bijvoorbeeld denken aan de vervoerssector die in een bepaald jaar onder een vergrootglas ligt. Als je een transportbedrijf runt, is de kans (in dat jaar) op een audit van de Belastingdienst ineens een stuk groter.
Ook bepaalde thema’s kunnen extra aandacht krijgen. Zo kan de Belastingdienst bijvoorbeeld extra aandacht besteden aan het urencriterium voor kleine ondernemers.
Vaak maakt de Belastingdienst deze branches en thema’s vooraf bekend. Het doel hiervan is om ondernemers aan te moedigen zich alvast te melden als ze zelf vermoeden dat bepaalde zaken niet kloppen.
Klikbrieven
Een controle komt niet altijd willekeurig tot stand. Zo is de ‘klikbrief’ een bron waar de fiscus dankbaar gebruik van maakt.
Klikspaan, boterspaan, de Belastingdienst even goed door de administratie van een ex-partner laten gaan? Dat komt vaker voor dan je misschien zou denken. Is een ex-partner bijvoorbeeld op de hoogte van buitenlandse rekeningen die worden verzwegen voor de fiscus? Zeker als bepaalde zaken van belang zijn voor de verdeling van vermogen tijdens een (v)echtscheiding, kan een (anonieme) klikbrief een prima middel zijn om bepaalde zaken aan het licht te brengen.
Wat voor soort controles kan de Belastingdienst inzetten?
Als je aan de beurt bent voor een controle, kan de Belastingdienst verschillende controlemiddelen inzetten. Geen belastingcontrole is dan ook hetzelfde. Naast werkwijze kan ook hetgeen dat wordt gecontroleerd, sterk verschillen. Zo zal de focus bij de één liggen op aangifte inkomstenbelasting of btw-aangifte, en bij de ander op de administratie rondom het urencriterium.
Controle op afstand
Het gros van de controles van de Belastingdienst vindt volledig geautomatiseerd plaats, op afstand. De Belastingdienst heeft namelijk toegang tot diverse systemen en databronnen en kan daarmee verbanden leggen en conclusies trekken. Ook worden er steeds slimmere algoritmes gebruikt om automatische controles uit te voeren.
Geef je weinig winst, geen winst of zelfs verlies door op je aangifte inkomstenbelasting, maar is het saldo van je zakelijke rekening explosief gestegen in dezelfde periode? Dan is de kans groot dat er in de systemen van de Belastingdienst enkele rode vlaggen gaan wapperen en er een intensieve controle volgt.
Welke bronnen en gegevens de Belastingdienst allemaal kan aanspreken en hoe ze precies te werk gaan, is trouwens niet bekend: om fraude te voorkomen zal de Belastingdienst nooit vertellen hoe dat exact in elkaar steekt.
Bedrijfsbezoek van de belastinginspecteur
Een stapje verder is een bedrijfsbezoek van een belastinginspecteur. Het doel van een bedrijfsbezoek is informatie verzamelen over je bedrijfsvoering en administratie. In sommige gevallen zal een inspecteur een specifieke aangifte willen controleren.
Meestal ontvang je een brief waarin de controle wordt aangekondigd. In deze brief staat een aantal belangrijke zaken vermeld:
Locatie van de controle (meestal jouw bedrijfslocatie)
Wanneer de inspecteur langskomt
Inhoud/focusgebied controle: bijvoorbeeld aangifte inkomstenbelasting, btw-aangifte
Periode waarop de controle betrekking heeft
Waarneming ter plaatse
Een andere vorm van een bedrijfsbezoek is de waarneming ter plaatse. Het doel van een waarneming is inzicht te krijgen in de dagelijkse gang van zaken in je onderneming. Er wordt bijvoorbeeld gekeken naar hoeveel personeel er aanwezig is en hoe druk het is. Verder kan er naar de identiteit van personeel worden gevraagd.
Een waarneming ter plaatse kan meerdere keren worden herhaald. Je krijgt meestal – net als bij een regulier bedrijfsbezoek – eerst een brief waarin de waarneming wordt aangekondigd. Er wordt alleen niet bekend gemaakt waar én wanneer de waarneming plaatsvindt.
Verrassingsbezoek inspecteur
Een inspecteur van de Belastingdienst kan ook onaangekondigd aankloppen tijdens werkuren. Vergeet niet – voordat je meteen een bak koffie aanbiedt – de inspecteur om een identiteitsbewijs en reden van het bezoek te vragen.
Boekenonderzoek
De Belastingdienst kan ook kiezen voor een uitgebreide controle: het boekenonderzoek. Dit is een gerichte controle van je aangifte en administratie. De inspecteur zal zich focussen op een bepaalde periode of afzonderlijke onderdelen van je aangifte en administratie. Een boekenonderzoek is dus afgebakend en een inspecteur mag zich alleen richten op de vooraf aangekondigde onderdelen.
Zo’n boekenonderzoek wordt altijd van tevoren aangekondigd.
Wat zijn je rechten en plichten tijdens een controle van de Belastingdienst?
Tijdens een controle van de Belastingdienst heb je een aantal rechten en plichten.
Plichten:
Je moet een controleur altijd toegang geven tot de gebouwen waarin je onderneming is gevestigd.
Je moet alle gegevens en inlichtingen verstrekken die voor de controle van belang zijn
Je moet inzage geven in je administratie. Ook het maken van kopieën door een inspecteur is toegestaan.
Een inspecteur krijgt toegang tot al je bankrekeningen en documenten om je inkomsten te bepalen.
Administratieplicht: een inspecteur moet eenvoudig kunnen controleren of je voldoet aan rechten en plichten voor de belastingheffing. Een boekhouding moet overzichtelijk en compleet zijn. Tip: automatiseer je boekhouding
Bewaarplicht: De administratie moet minimaal 7 jaar worden bewaard. Voor onroerende zaken geldt een bewaartermijn van 9 jaar.
Rechten:
Een adviseur mag je belangen behartigen
Je hebt altijd recht op uitleg als van jouw aangifte wordt afgeweken
Niet eens met een beslissing? Je kunt bezwaar aantekenen of in beroep gaan
Je hebt recht op geheimhouding van je fiscale gegevens. De Belastingdienst mag deze gegevens alleen gebruiken voor het uitvoeren van de belastingwet.
Een inspecteur mag niet zomaar ‘snuffelen’ in lades of achter je computer plaatsnemen. Naar bepaalde documenten of informatie moet specifiek gevraagd worden.