‘Dat gaat me veel tijd kosten, want ik heb veel papieren bonnetjes en facturen’
Admi-Account: ‘Er zijn inderdaad nog veel bedrijven die papieren bonnetjes en facturen gebruiken. Het kostte vroeger veel tijd om al die gegevens over te nemen in je administratie. Maar met onze software scan je alle papieren bonnetjes en facturen eenvoudig in, waarna je ze snel uploadt in je administratie. Of je voegt ze toe aan je boekhouding door een foto te maken met de handige app. Zo voldoe je ook meteen aan de bewaarplicht. Daarnaast worden steeds meer facturen digitaal verstuurd. Die worden direct opgeslagen in je administratie’
‘Als ik alle bonnetjes bij elkaar in een doos bewaar, kan ik gemakkelijk checken of ik alles heb. Op papier houd ik goed overzicht.’
Admi-Account: ‘Ik begrijp dat je het prettig vindt om overzicht te houden, zodat je zeker weet dat je alles hebt aangeleverd. In onze software kun je alle gescande bonnetjes en facturen eenvoudig inzien. De bonnetjes en facturen worden als bijlagen in je online boekhouding bewaard. Doordat je meteen aan de bewaarplicht voldoet, hoef je al dat papier niet meer jaren te bewaren. Zo stapelen de dozen en mappen zich niet verder op in je kantoor. Dat is lekker overzichtelijk en scheelt een hoop ruimte!’
Zorg er wel voor dat de klant bonnetjes en facturen op de juiste manier uploadt in de boekhouding. In deze brochure geeft de Belastingdienst meer informatie over een geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht.
‘Ik vind het vervelend om op de computer te werken’
Admi-Account: ‘Wij hebben ook andere klanten die het liefst zo min mogelijk op een computer werken. Dat is geen probleem, want Admi-Account biedt ook een pakket waarbij je alleen alles digitaal aanlevert in plaats van op papier. Dat doe je via je mobiel. Je maakt namelijk met de app op je mobiele telefoon foto’s van alle bonnetjes en facturen. En je bankgegevens worden aangeleverd via een automatische bankkoppeling. Verder hoef je zelf niets te doen. Wij verwerken alle gegevens in je boekhouding. Zo hoef je zelf niet op de computer aan de slag. Via de app op je telefoon zie je bovendien in één oogopslag hoe je bedrijf ervoor staat.
‘Boekhouden is niet echt mijn ding’
Admi-Account: ‘Wij bieden een pakket waarbij wij je boekhouding verzorgen, net zoals dat nu gebeurt. Het enige verschil is dat je alle gegevens digitaal aanlevert, in plaats van op papier.
‘Maar ik werk al jaren zo’ of ‘maar jij doet dit toch (allemaal) voor mij?’
Admi-Account: ‘Met deze manier van werken bespaar je veel tijd. Jij hoeft niet meer alle bonnetjes, facturen en bankgegevens bij elkaar te zoeken aan het einde van de periode, met de kans dat je dingen kwijtraakt of niet meer weet waarvoor een bonnetje ook alweer was. Die bonnetjes en facturen fotografeer je wanneer je ze ontvangt. Omdat je alle gegevens gedurende de periode digitaal aanlevert, hoeven we niet steeds op het allerlaatste moment alle gegevens in te voeren en te checken. Door de scan- & herkenfunctie in de software hoeft niemand de gegevens over te typen, dat scheelt echt veel tijd. Facturen maak je binnen een minuut. En door de automatische bankkoppeling worden uitgaven en inkomsten snel met de bankmutaties gematcht. Zo besparen we samen veel tijd en besparen we samen op de administratiekosten.’
‘Daarnaast zijn al je cijfers continue up-to-date. Dat is handig als je recente cijfers nodig hebt, bijvoorbeeld als je wilt investeren, een hypotheek aan wilt vragen of een auto wilt leasen.’
‘Ik vind het te duur’
Admi-Account: ‘Maar met deze manier van werken besparen we allebei veel tijd. Daardoor ben je per saldo altijd beter af.’
‘Jij hoeft bijvoorbeeld niet aan het einde van de periode alles bij elkaar te zoeken en vervolgens te speuren naar zoekgeraakte bonnetjes. Die bonnetjes en facturen fotografeer je wanneer je ze ontvangt. Door de scan- & herkenfunctie in de software hoeft niemand de gegevens over te typen, dat scheelt echt veel tijd. Facturen maak je binnen een minuut. En door de automatische bankkoppeling worden uitgaven en inkomsten snel met de bankmutaties gematcht. Zo besparen we samen op de administratiekosten. Als je de tijd die jij bespaart uitdrukt in een uurloon, compenseert dat ruimschoots de kosten van het pakket.’
‘Online, is dat wel veilig?’
Admi-Account: ‘Bij Admi-Account staan online administraties in een veilige omgeving van de software leveranciers. De gegevens zijn opgeslagen op een beveiligde server in een Nederlands datacenter. Bij een online administratie loop je daardoor niet langer het risico je gegevens te verliezen door bijvoorbeeld brand of diefstal. Zo’n centrale server wordt veel beter beveiligd dan je huis of kantoor.’
‘Maar wat doe jij dan nog, als ik alles invoer en het wordt automatisch verwerkt?’
Soms is het gemakkelijker om iets te laten zien, dan te antwoorden met een argument. Admin-Account laat zien wat wij doen en wat jij doet. Wij nemen stap voor stap de app door, laten zien hoe je bonnetjes fotografeert en uploadt en laten zien hoe wij werken in Online Boekhouden.