Bent u ondernemer en wilt u geleverde diensten of producten in rekening brengen? Met een duidelijke en correcte factuur stimuleert u een afnemer om tijdig te betalen. Zorg dat uw factuur minimaal voldoet aan de wettelijke eisen. In deze e-paper helpen wij u in 3 stappen bij het maken van een goede factuur, inclusief praktische tips.
Stap 1. Vermeld uw gegevens
Van wie is de factuur afkomstig? Zorg ervoor dat alle relevante gegevens van uw onderneming op de factuur staan én dat deze gegevens kloppen. Een typefout in een btw- of KvK-nummer is snel gemaakt.
Tip Gebruik voor al uw facturen en zakelijk briefpapier uw logo, inclusief de volledige gegevens van uw bedrijf. Vraag een ander om de gegevens op uw briefpapier te checken, zodat u zeker weet dat deze correct zijn.
• Vermeld uw volledige bedrijfsnaam en het adres waarop uw onderneming gevestigd is. Zorg dat deze gegevens overeenkomen met uw inschrijving in het handelsregister van de Kamer van Koophandel.
Tip Check uw officiële inschrijving op de website van de Kamer van Koophandel.
• Op de factuur dient u tevens uw KvK-nummer te vermelden. Elk bedrijf krijgt bij de inschrijving bij de Kamer van Koophandel een uniek KvK-nummer toegewezen. Dit nummer bestaat uit acht cijfers. Ondernemers en particulieren kunnen met dit nummer achterhalen met wie zij zaken doen. Als ondernemer bent u verplicht uw KvK-nummer te vermelden, onder meer in zakelijke e-mailberichten, op uw website én op uw facturen. U kunt uw KvK-nummer terugvinden in het handelsregister op de website van de Kamer van Koophandel.
• Ook een btw-nummer behoort tot de basiseisen van een factuur. Het btw-nummer van een Nederlandse onderneming bestaat uit 14 tekens:
• de landcode NL
• BTW Identificatienummer
• een toevoeging van drie posities (B01 tot en met B99) Uw btw-nummer staat vermeld op alle brieven en formulieren die uw onderneming van de Belastingdienst ontvangt. Bent u ondernemer en wilt u geleverde diensten of producten in rekening brengen? Met een duidelijke en correcte factuur stimuleert u een afnemer om tijdig te betalen. Zorg dat uw factuur minimaal voldoet aan de wettelijke eisen. In deze e-paper helpen wij u in 3 stappen bij het maken van een goede factuur, inclusief praktische tips.
• Het is verstandig om ook uw telefoonnummer en e-mailadres te vermelden. Heeft de ontvanger van de factuur vragen of is hij het niet eens met het factuurbedrag? Dan kan hij u makkelijk mailen of bellen voor een toelichting.
• Niet verplicht, wel aan te raden: vermeld uw bankrekeningnummer en beknopte betalingsvoorwaarden. U kunt bijvoorbeeld volstaan met ‘betaling binnen 30 dagen’.
Tip Neem een vervaldatum op, zodat de afnemer deze niet zelf hoeft te berekenen. Vermeld ook altijd uw bankrekeningnummer, zelfs als uw betaalgegevens al bekend zijn. Zo voorkomt u dat de afnemer de betaling uitstelt omdat hij uw rekeningnummer niet bij de hand heeft.
Stap 2. Vermeld de gegevens van de afnemer
Aan wie is de factuur gericht? Leg alle afspraken en correspondentie over de werkzaamheden die u heeft verricht goed vast. Vraag naar de volledige gegevens van de afnemer en controleer deze. Raadpleeg hiervoor bijvoorbeeld het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Als de factuur niet wordt betaald en u geeft de vordering uiteindelijk uit handen, bijvoorbeeld aan een incassobureau, dan moet u kunnen aantonen met wie u zaken heeft gedaan.
• Vermeld de volledige (bedrijfs)naam van de afnemer. Heeft u diensten of producten geleverd aan een particulier? Gebruik dan niet de verzamelnaam ‘familie’, maar vraag naar de voorletters van de afnemer. De aanhef ‘heer/mevrouw’ mag, maar is niet noodzakelijk. Geef duidelijk aan voor wie u werkzaamheden heeft verricht.
Tip Factureert u aan een grote onderneming? Vermeld dan ook een afdeling of contactpersoon. Zo voorkomt u dat uw factuur gaat zwerven binnen een onderneming, zonder dat iemand zich verantwoordelijk voelt voor de betaling.
• Gebruik altijd een compleet adres van de afnemer, ook als u digitaal factureert. Heeft u alleen een postbusnummer? Vraag na waar de afnemer fysiek is gevestigd. Controleer het adres in het handelsregister. Wordt de factuur niet betaald, ook niet na een herinnering? Voor een incassotraject is een vestigingsadres nodig, bijvoorbeeld om de afnemer te kunnen dagvaarden. Leg alle afspraken en correspondentie over de werkzaamheden die u heeft verricht goed vast. Vraag naar de volledige gegevens van de afnemer en controleer deze.
Stap 3. Zorg voor een duidelijke inhoud
Waar heeft de factuur betrekking op? Een factuur die vragen oproept, belandt eerder op een stapel dan een factuur die direct wordt herkend. Maak het de afnemer zo gemakkelijk mogelijk en voorkom verweer door duidelijk aan te geven welke werkzaamheden u heeft verricht en welk bedrag u in rekening brengt.
• Noteer altijd een factuurnummer. Geef uw facturen opeenvolgende nummers. Dit is handig om de factuur te kunnen verwerken in uw administratie, maar ook om naar te kunnen verwijzen als u een afnemer wilt herinneren aan het verstrijken van de betalingstermijn.
• Vermeld de factuurdatum. Wanneer is de factuur uitgereikt en gaat de betalingstermijn in?
• Vermeld ook de vervaldatum van de factuur. Op welke datum moet de betaling ontvangen zijn? Maak het de afnemer gemakkelijk: voorkom vergissingen bij het optellen van 14, 30 of 60 dagen bij de factuurdatum. Een precieze vervaldatum voorkomt discussie.
• Geef een duidelijke omschrijving van de werkzaamheden die u heeft verricht. Als u als particulier iets heeft besteld, dan wilt u precies weten wat u heeft gekocht en wat de kosten zijn. Als een factuur niet duidelijk is, dan trekt u aan de bel of bent u minder snel geneigd te betalen. Dit geldt ook voor ondernemers. Gebruik liever geen vage omschrijving, zoals ‘volgens afspraak’ en een totaalbedrag, maar geef concreet aan wat u heeft gedaan. Maak duidelijk welke diensten of producten de afnemer heeft afgenomen en op welke datum of in welke periode de levering heeft plaatsgevonden, zodat hier geen discussie over kan ontstaan. Heeft u voor de verrichte werkzaamheden een offerte opgesteld en voorgelegd aan de afnemer? Verwijs dan naar het offertenummer. Zorg ervoor dat de werkzaamheden op de factuur op dezelfde wijze staan beschreven als in de offerte.
Factuurbedrag exclusief btw Welk bedrag brengt u in rekening? Vermeld het totaalbedrag van de factuur exclusief btw. Dit bedrag heeft u nodig voor uw btw-aangifte.
• Noteer ook het btw-bedrag. Hoeveel btw is de afnemer aan u verschuldigd? Vermeld ook het btw-percentage: 0%, 9% of 21%. Bestaat het btw-bedrag uit meer dan twee cijfers achter de komma? Dan rondt u dit bedrag af. Is de btw verlegd naar de afnemer, bijvoorbeeld omdat u onderaannemer bent? Dan brengt u geen btw in rekening, maar noteert u op de factuur dat de btw is verlegd. Let op: zet in dat geval ook het btw-nummer van de afnemer op de factuur. U kunt de geldigheid van een btw-nummer controleren op de website van de Europese Commissie.
Factuurbedrag inclusief btw Tel het factuurbedrag exclusief btw en het btw-bedrag bij elkaar op en noteer het totaalbedrag. Dit is het factuurbedrag inclusief btw dat de afnemer aan u verschuldigd is. Maak dit bedrag groter of onderstreep dit, zodat de afnemer zich niet kan vergissen en per ongeluk het factuurbedrag exclusief btw aan u overmaakt.
Meer weten? Met dit stappenplan kunt u zelf aan de slag met het maken van een factuur. Met een correcte factuur waarop uw gegevens, de gegevens van de afnemer en de verrichte werkzaamheden duidelijk vermeld staan, voorkomt u verweer en staat u sterker bij wanbetaling. Wilt u weten hoe een goede factuur eruitziet? Bekijk onze voorbeeldfactuur.
Bron: DAS