De voordelen van een OVO. Blijkt uit de werkafspraken in de Overeenkomst van Opdracht dat de opdracht zelfstandig wordt uitgevoerd? Dan is er geen sprake van loondienst zolang u en de opdrachtnemer volgens deze overeenkomst werken. Als opdrachtgever hoeft u dan geen loonheffingen in te houden en af te dragen. De opdrachtnemer kan als zzp’er (afhankelijk van zijn verdere opdrachten) in aanmerking komen voor ondernemersaftrek, maar is zelf verantwoordelijk voor het afsluiten van verzekeringen.
Check uw overeenkomst. Constateert de Belastingdienst dat uw onderlinge relatie toch meer op een dienstverband lijkt? Bijvoorbeeld omdat u gedetailleerde afspraken heeft vastgelegd over het uitvoeren van de opdracht? Of omdat de opdrachtnemer zich niet kan laten vervangen? Dan loopt u het risico dat de Belastingdienst de relatie als dienstverband beschouwt en u loonheffingen moet afdragen. Wilt u dit voorkomen? Controleer uw overeenkomst met deze checklist met minimale vereisten.
Een goede OVO bevat minimaal de volgende onderdelen:
1. De expliciete vermelding dat het om een OVO gaat. Leg duidelijk vast hoe u de relatie met de opdrachtnemer noemt en wilt invullen. Als opdrachtgever draagt u een dienst of prestatie op aan de opdrachtnemer. De opdrachtnemer voert deze dienst of de prestatie zelfstandig uit. U kunt dus niet bepalen hoe, wanneer, waar of met wie uw opdrachtnemer de opdracht uitvoert. Maar u kunt wel afspraken maken over het resultaat van de opdracht.
2. De gegevens van zowel opdrachtgever als opdrachtnemer. Vermeld de gegevens van zowel uw organisatie als die van de opdrachtnemer. Heeft de opdrachtnemer een eenmanszaak? Gebruik dan bij voorkeur zijn handelsnaam en vermeld ook het KvK-nummer. U kunt deze gegevens controleren in het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Een overeenkomst met een opdrachtnemer met een persoonsnaam neigt sneller naar een arbeidsovereenkomst. Wilt u een zzp’er inhuren? Dan is het slim om een Overeenkomst van Opdracht (OVO) te sluiten. In zo’n overeenkomst legt u afspraken vast met de opdrachtnemer die laten zien dat de opdracht zelfstandig wordt uitgevoerd. Met deze checklist helpen wij u op weg: waar moet een Overeenkomst van Opdracht minimaal aan voldoen?
3. Een precieze omschrijving van de werkzaamheden. Benoem het gewenste eindresultaat van de klus of opdracht, maar geef geen uitgebreide instructies over hoe de opdrachtnemer dat resultaat moet bereiken. Geef hem de vrijheid om zelf te bepalen op welke manier hij de opdracht uitvoert. De overeenkomst is immers bedoeld om de zelfstandigheid van de opdrachtnemer aan te tonen: tussen u en de opdrachtnemer mag geen gezagsverhouding bestaan.
4. De begin- en einddatum van de opdracht. In de OVO spreekt u af wanneer de opdracht begint en wanneer het resultaat wordt opgeleverd. Maar het is aan de opdrachtnemer om te bepalen hoe hij zijn tijd indeelt. Hij bepaalt zelf hoeveel uur of hoeveel dagen hij per week aan de opdracht werkt. U kunt afspreken of de overeenkomst voor onbepaalde tijd of voor bepaalde tijd geldt. Gaat u een overeenkomst aan voor een bepaalde periode? Dan kunt u afspreken dat wanneer de opdracht niet binnen de bepaalde periode is afgerond, u in gesprek gaat over de verlenging van de overeenkomst.
5. De betalingsvoorwaarden. Een zzp’er ontvangt geen loon, maar hanteert een prijs of tarief voor de werkzaamheden die hij in uw opdracht uitvoert. Hiervoor stuurt hij een factuur. In de OVO kunt u afspraken vastleggen over de prijs van de werkzaamheden. Vermeld ook of het tarief een bedrag inclusief of exclusief btw betreft. Daarnaast kunt u afspraken maken over onkostenvergoedingen, zoals reiskosten, kosten voor het bijwonen van een overleg of parkeerkosten. Ook legt u de betalingsvoorwaarden vast. Denk aan afspraken over de wijze van facturatie, de betaaltermijn en de consequenties wanneer een factuur niet binnen de overeengekomen termijn betaald is. U kunt bijvoorbeeld afspreken dat de opdrachtnemer bij niet tijdige betaling rente in rekening mag brengen.
6. De zelfstandigheid van de opdrachtnemer. Misschien wel het belangrijkste onderdeel van de OVO. Zorg dat de overeenkomst de zelfstandigheid van de opdrachtnemer voldoende aantoont. U kunt de zelfstandigheid aannemelijk maken door de volgende afspraken te maken: • U betaalt geen loon, maar u spreekt een tarief af dat de opdrachtnemer na afronding van de werkzaamheden mag factureren. • De opdrachtnemer bepaalt zelf hoe hij de werkzaamheden uitvoert; er is geen sprake van een gezagsverhouding. • De opdrachtnemer kan zich laten vervangen; hij is niet verplicht de opdracht persoonlijk uit te voeren.
7. Aansprakelijkheid en verzekeringen. Raakt een zzp’er werkloos of arbeidsongeschikt? Dan heeft hij als zelfstandig ondernemer geen recht op een uitkering. Een opdrachtnemer kan verzekeringen afsluiten om deze risico’s te beperken. En laat de opdrachtnemer zich vervangen? Dan is hij zelf verantwoordelijk voor de eventuele afdracht van premies en belastingen. Ook is de opdrachtnemer aansprakelijk voor eventuele schade die wordt veroorzaakt door degene die hij inhuurt.
8. De mogelijkheid tot opzegging van de overeenkomst. Een OVO kan door beide partijen worden opgezegd. U kunt bijvoorbeeld afspreken dat de overeenkomst met een opzegtermijn van een maand kan worden ontbonden.
9. De intellectuele eigendomsrechten. Intellectuele eigendomsrechten zijn de rechten op creatieve ideeën en concepten. Zo beschermt het auteursrecht volgens het Nederlands recht ‘werken van letterkunde, kunst of wetenschap’. Het merkenrecht beschermt de namen van diensten of producten. Is de opdrachtnemer bijvoorbeeld een ontwerper die een huisstijl ontwerpt voor een klant? Dan kunt u afspreken dat het eigendom daarvan toekomt aan u als opdrachtgever.
10. De algemene voorwaarden. Zijn er naast de afspraken die u in de OVO vastlegt ook algemene voorwaarden van toepassing op de opdracht? Neem in de overeenkomst dan een verwijzing op naar deze voorwaarden. U kunt uw algemene voorwaarden bijvoorbeeld publiceren op uw website.
11. Een boeteclausule (indien relevant). Is het van belang dat de opdracht voor een bepaalde tijd wordt afgerond? Dan kunt u ervoor kiezen om een boeteclausule op te nemen in de OVO. Bijvoorbeeld bij de organisatie van een evenement die op een bepaalde datum plaatsvindt. Of het ontwikkelen en drukken van een magazine. U maakt dan afspraken over het opleggen van een boete als de opdracht niet tijdig wordt uitgevoerd.
12. Een relatiebeding (indien relevant). U kunt overwegen om een relatiebeding op te nemen in de OVO. Als opdrachtgever kunt u een opdrachtnemer niet verbieden om voor andere opdrachtgevers te werken. Het hebben van meerdere opdrachtgevers is immers juist typerend voor de zelfstandigheid van een opdrachtnemer. Maar zo lang de relatie tussen u als opdrachtgever en de opdrachtnemer niet gekwalificeerd kan worden als arbeidsverhouding, kunt u wél afspreken dat een opdrachtnemer niet aan de slag mag gaan voor directe relaties van uw organisatie. Heeft u bijvoorbeeld een schoonmaakbedrijf? Dan is het niet de bedoeling dat uw opdrachtnemers rechtstreeks voor relaties gaan werken.
Bron: DAS